Gestionnaire des assemblées et des assurances H/F

Mis à jour le 17 juin 2021

Référence : DRH/DSPA/GESTASS

Publiée le : 09/11/2021

Direction : Direction des services à la population et des assemblées

Filière : Administrative

Cadre d'emploi : Rédacteur

Catégorie : B

Encadrement : Non

Lieu :

Poste à pourvoir à partir du : 13/12/21

Type d'offre : Titulaire ou contractuel

Missions :

Au sein de la direction des services à la population et des assemblées, le secrétariat général est au cœur de la vie municipale. En contact permanent avec toutes les directions de la ville et la direction générale, ce service a pour mission principale de préparer et suivre les assemblées. Parallèlement à cette activité, le secrétariat général conseille les services et contrôle la régularité des actes avant leur envoi en Préfecture. Ce service gère aussi les assurances de la Ville et est en contact avec des sinistrés. Vous avez une appétence pour le travail en transversalité et en équipe, êtes rigoureux et souhaitez participer activement à la vie municipale, rejoignez l’équipe du secrétariat général.

VOTRE MISSION :

Assure la préparation technique et la transmission des dossiers à présenter aux assemblées

Gère les assurances de la Ville

Contrôle et assure le caractère exécutoire des actes administratifs

Assure la gestion administrative et financière du service

VOS ACTIVITES PRINCIPALES :

Concernant les assurances :

- Gérer les dossiers d’assurance en liaison avec les services concernés et les assureurs

- Etablir les tableaux de bord et les outils de suivi

- Assurer le suivi financier des contrats d’assurances

Concernant les assemblées (bureau municipal ,conseil municipal, majorité municipale) :

- Participer à la préparation des séances et des dossiers

- Mettre en forme, rédiger et diffuser les documents qui y sont liés

Concernant le contrôle de légalité :

- Contrôler la régularité et la conformité des actes transmis au Secrétariat Général

- Garantir l’exécution des actes en appui technique aux services pour prévenir les risques

- Assurer la transmission des actes administratifs en Préfecture

- Constituer les recueils des actes administratifs et le registres des actes

Concernant l’exécution budgétaire :

- Engager les dépenses et suivre le paiement des factures et l’encaissement des recettes

- Participer à la préparation budgétaire

Concernant les Ressources Humaines :

- Assurer la saisie des congés et la mise à jour des horaires sur Gestor

- Assurer le classement et l’archivage au sein du service

- Participer à la gestion territorialisée de l’intercommunalité (assurances, conseil communautaire…)

Compétences :

Qualités relationnelles

- Aptitude à travailler dans la transversalité et en équipe

- Rigueur et sens de l’organisation

- Maitrise de l’outil informatique

- Bonne connaissance du fonctionnement des assemblées et des procédures de contrôle de légalité

- Connaissances de l’environnement territorial

Informations complémentaires :

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