Assistante de direction

Mis à jour le 14 septembre 2020

Référence : DDC/ASD/DRH

Publiée le : 18/11/2020

Direction : Direction du développement culturel

Filière : Administrative

Cadre d'emploi : Rédacteur

Catégorie : B

Encadrement : Non

Lieu :

Poste à pourvoir à partir du : 01/12/20

Type d'offre : Contractuel

Missions :

Assurer le secrétariat de la directrice et participer à la gestion administrative de la direction

Assurer la coordination du logiciel gestor pour les cadres du collectif de direction

ACTIVITES PRINCIPALES :

*Organiser le fonctionnement quotidien du travail du directeur : accueil téléphonique, gestion du courrier, tenue de l’agenda, préparation des dossiers , etc

* Organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations de service

*Rédiger ou mettre en forme tous types de documents (notes, compte-rendus, bilans, powerpoint, etc) et diffusion

*Centraliser les courriers des usagers et s’assurer du suivi des réponses

*Gérer et classer des dossiers, de la documentation et des études, etc

*Gérer le fichier de la directrice du développement culturel

*Coordonner la transmission des rapports et délibérations du Conseil Municipal entre les responsables de services, la directrice et le service du conseil

*Assurer la coordination du logiciel Gestor pour le collectif de direction

*Organiser et préparer les réunions administratives : convocation, préparation des dossiers, réservation de salle et matériel, transmission des documents en interne

*Peut être amené(e) à assurer une permanence d’accueil ponctuellement (manifestation, standard, etc)

*Peut être associé(e) à l’activité du pôle administratif et financier et assister le responsable administratif et financier



Compétences :

Rigueur et réactivité

Bon sens relationnel

Discrétion

Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe

Maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte , PowerPoint, outlook, irisnext)

Sens du travail en équipe

Informations complémentaires :

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