Responsable du Service Courrier

Référence : DRH/SPA/RCou

Publiée le : 29/07/2020

Direction : Direction des services à la population et des assemblées

Filière : Administrative

Cadre d'emploi : Rédacteur

Catégorie : B

Encadrement : Non

Lieu :

Poste à pourvoir à partir du : 28/09/20

Type d'offre : Titulaire ou contractuel

Missions :

Coordonne et organise le service courrier :

Est garant de l’acheminement de la correspondance (courriers entrants, sortants, circulants…) au sein des services municipaux.

Assure le suivi et l’optimisation des dépenses d’affranchissement dans le cadre du budget alloué.

Gère les ressources et moyens du service :

Responsable du projet informatique de dématérialisation des correspondances, met en œuvre la numérisation et le traitement des courriers et soutient les directions dans le déploiement.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Animation de l’équipe :

  • Anime, encadre et veille à la bonne cohésion de l’équipe au quotidien

  • Planifie et organise l’activité des agents du courrier et leur planning

    Activités courrier :

  • Veille et participe à la bonne réception, l’enregistrement, la numérisation, l’attribution et la distribution de l’ensemble des courriers entrants, circulants, sortants : courriers, courriels, fax, fiches de correspondance, colis, recommandés, parapheurs dans le respect des délais

  • Contrôle et optimise l’affranchissement en lien avec les prestataires (la poste, titulaire du contrat machine à affranchir), l’expédition et les retours des courriers, en veillant au respect du budget

  • Etablit et diffuse des statistiques aux services municipaux sur les retours des courriers en NPAI et les dépenses d’affranchissement

  • En tant que chef de projet utilisateur de dématérialisation des correspondances :

    - Est le référent de 1er niveau du logiciel de gestion informatisée du courrier auprès des services et du prestataire

    - Contrôle l’indexation et attribue les courriers et mails

    - Anime le réseau des utilisateurs du logiciel

    - Participe aux instances de décisions : préparation ordres du jour, établissement des comptes rendus

  • Conseille les services sur les conditions d’expédition des envois et sur l’amélioration de la traçabilité

Compétences :

Maitrise de l’organisation municipale et de l’environnement territorial

Capacité à encadrer une équipe

Capacité d’adaptation et de réactivité

Travail en équipe et en transversalité

Maitrise des outils métiers

Discrétion et rigueur

Informations complémentaires :

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