Agent administratif et financier au CTM H/F
Référence : 92/DB/CS/2023
Publiée le : 20/11/2023
Direction : Direction des bâtiments
Filière : Administrative
Cadre d'emploi : Adjoint administratif
Catégorie : C
Encadrement : Non
Lieu : Centre Technique Municipal – 20, avenue de la Liberté 92000 NANTERRE
Poste à pourvoir à partir du : 01/12/23
Type d'offre : Titulaire ou contractuel
VOTRE MISSION
Vous participez à la gestion administrative et financière de l’activité du service Régie des bâtiments.
VOS ACTIVITES PRINCIPALES
• Accueil téléphonique :
Assurer l’accueil téléphonique lié à l’activité de la Régie de Bâtiments : demandes d’interventions urgentes, fournisseurs, standard téléphonique des ateliers…
• Gestion des demandes d’interventions sur le logiciel SALVIA
Procéder à l’enregistrement des demandes d’interventions sur le logiciel SALVIA et en assurer le suivi.
Gérer les demandes d’intervention en urgence sur appel téléphonique :
o Evaluer de la situation
o Déclencher l’intervention auprès de l’équipe concernée
o Procéder à l’enregistrement de l’intervention dans SALVIA
• Gestion et suivi RH :
Assurer la gestion des congés et des absences d’une trentaine d’agents :
o Saisir les congés sur le logiciel CIRIL RH
o Assurer un pointage hebdomadaire entre le logiciel et les feuilles de présence (congés / arrêts maladie…)
Assurer la gestion des heures supplémentaires :
o Pointer et requalifier les heures supplémentaires
o Saisir le tableau de suivi HS
Assurer la gestion et le suivi des demandes de formations des agents
• Gestion exécution financière :
Saisir les bons de commande sur le logiciel SEDIT et sur l’outil de suivi
Mettre en signature les bons de commande sur le parapheur IXBUS
Assurer le traitement des factures sur le logiciel SEDIT et sur l’outil de suivi
• 1000 mails
Assurer l’accompagnement des agents dans le cadre du projet 1000 mails
VOS ACTIVITES SECONDAIRES
Assurer le secrétariat du service Régie des bâtiments :
• Mettre en signature divers documents
• Etablir des bilans d’activités en lien avec le logiciel GMAO
• Rédiger des courriers et divers documents
• Gérer les fournitures administratives (recensement des besoins, vérification des stocks…)
VOTRE PROFIL
Capacité à travailler en équipe
Sens de l’organisation et rigueur
Maîtrise des outils bureautiques si possible maîtrise du logiciel SEDIT
HORAIRES ET CONTRAINTES EVENTUELLES
Horaires fixes
8h à 12h et 13h30 à 17h du lundi au vendredi
Soit 37h30 par semaine (15 jours de RTT)