Ville de Nanterre

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Assistante de direction

Référence : DRH/DG/AS

Publiée le : 01/12/2017

Direction : Direction Générale des Services

Filière : Administrative

Cadre d'emploi : Rédacteur

Catégorie : B

Encadrement : Non

Lieu : Nanterre

Poste à pourvoir à partir du : 01/01/18

Type d'offre : Titulaire

Missions :

Assurer le secrétariat de deux directeurs généraux adjoints et du directeur général des services techniques sous la coordination de l’assistante de la directrice générale des services

Organiser au quotidien, la gestion, la communication, l’information, l’accueil, le classement et le suivi des dossiers

Organiser et participer à deux coordinations de territoire et des comités de pilotage

 

 

ACTIVITES PRINCIPALES :

 

  • Préparer (finalisation de l’ordre du jour), participer (prise de notes, ébauche de compte rendu) et suivre les coordinations de territoire (relance et points d’étape avec les services)

  • Accueil physique et téléphonique

  • Recevoir, traiter et diffuser l’information (appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser l’information, recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, mobiliser les techniques de base et outils de communication)

  • Gérer les courriers et les parapheurs (arrivée et départ)

  • Utiliser le logiciel de dématérialisation du courrier (dispatching du courrier en lien avec les dgas)

  • Gérer les agendas et tenir les plannings

  • Gérer, préparer et mettre à jour des dossiers

  • Mettre en place et organiser des réunions 

  • Rédiger des notes, des courriers et des comptes rendus

  • Archiver et classer

     

     

     

     

    ACTIVITES SECONDAIRES :

     

Prendre le relais de ses collègues pendant les congés pour assurer le secrétariat des directeurs généraux adjoints des services, de la directrice générale des services et du directeur général des services techniques

Compétences :

Formation en secrétariat,

Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe,

Capacité à prendre des notes rapides

Maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, PowerPoint, Outlook),

Aptitude à travailler en transversalité,

Réactivité et prise d’initiatives

Sens de l’organisation,

Sens du travail en équipe,

Capacité à gérer les priorités, 

Disponibilité et discrétion,

Rigueur et autonomie,

Sens de l’écoute.

Informations complémentaires :

Les horaires sont organisés en fonction des obligations du service dans le cadre des 35 heures

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