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Responsable Courrier

Référence : DRH/ACSG/RC

Publiée le : 13/07/2017

Direction : Direction Secrétariat Général, affaires civiles & juridiques

Filière : Administrative

Cadre d'emploi : Rédacteur

Catégorie : B

Encadrement : Oui

Lieu :

Poste à pourvoir à partir du : 31/08/17

Type d'offre : Titulaire

Missions :

Est garant  de l’acheminement  de  la correspondance (courriers entrants, sortants, circulants…) au sein des services municipaux.

Assure le suivi et l’optimisation des dépenses d’affranchissement dans le cadre du budget alloué

En tant que chef de projet dématérialisation des correspondances, met en œuvre la numérisation du traitement des courriers et soutient les directions dans le déploiement

 

 

ACTIVITES PRINCIPALES :

 

Animation de l’équipe

  • Animer, encadrer et veiller à la bonne cohésion de l’équipe au quotidien

  • Planifier et organiser l’activité des agents du courrier et leur planning

     

    Activités courrier

  • Veiller et participer à la bonne réception, l’enregistrement, la numérisation, l’attribution et la distribution  de l’ensemble des courriers entrants, circulants, sortants : courriers, courriels, fax, fiches de correspondance, colis, recommandés, parapheurs  dans le respect des délais

  • Veiller au bon déroulement des tournées

  • Contrôler et optimiser l’affranchissement en lien avec les prestataires (la poste, titulaire du contrat machine à affranchir), l’expédition et les retours des courriers, en veillant au respect du budget

  • Etablir et diffuser les statistiques mensuelles

  • En tant que chef de projet dématérialisation des correspondances :

  • Être le référent de 1er niveau du logiciel de gestion informatisée du courrier auprès des services

      et du prestataire

  • Contrôler l’indexation et contribuer à l’attribution des courriers complexes, en lien avec la DG

  • Animer le réseau des référents correspondances et les réunions des différents utilisateurs du

      logiciel

  • Participer aux instances de décisions : préparation ordres du jour, établissement des comptes

      rendus

  • Conseiller les services sur les conditions  d’expédition des envois et sur l’amélioration de la traçabilité

     

Compétences :

Maitrise de l’organisation municipale et de l’environnement territorial

Capacité à encadrer une équipe

Capacité d’adaptation et de réactivité

Travail en équipe et en transversalité

Maitrise des outils métiers

Discrétion et rigueur

Capacité à accompagner le changement

Informations complémentaires :

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